Factur-X, UBL, CII : les formats de facture électronique expliqués
Dès qu'on parle de facture électronique, trois sigles reviennent : Factur-X, UBL et CII. Ils désignent les formats de fichier acceptés par les plateformes agréées. Un artisan du bâtiment n'a pas besoin de savoir les produire à la main, pas plus qu'il ne sait écrire un PDF ligne par ligne. Mais il a besoin de comprendre ce qu'ils contiennent, pour poser les bonnes questions à son éditeur de logiciel et à sa plateforme, et pour ne pas se laisser vendre un « format propriétaire » qui ne passerait pas. Voici l'essentiel, sans jargon.
Pourquoi un format structuré
Une facture PDF classique est une image de texte. Un humain la lit, une machine ne sait pas où est le montant HT, la TVA ou le SIREN du client sans la « deviner ». La réforme impose des factures que les logiciels lisent sans ambiguïté : chaque donnée est rangée dans un champ identifié. C'est ce qu'on appelle un format structuré. Les trois formats retenus en France respectent tous la norme européenne EN 16931, qui liste les informations qu'une facture doit porter et comment les nommer.
Autrement dit, les trois formats disent la même chose avec une grammaire différente. Votre plateforme sait lire les trois et convertir de l'un à l'autre si votre client utilise un autre format que vous.
Factur-X : le PDF qui contient aussi un fichier de données
Factur-X est un format franco-allemand (il s'appelle ZUGFeRD outre-Rhin). Son principe est astucieux : c'est un PDF normal, que vous ouvrez et lisez comme n'importe quelle facture, dans lequel est glissé un fichier XML contenant les mêmes données sous forme structurée. Le PDF suit la norme PDF/A-3, une variante conçue pour l'archivage, qui autorise justement d'embarquer un fichier.
Pour un artisan, c'est le format le plus confortable : votre client particulier ou votre fournisseur peu équipé voit une facture habituelle ; votre plateforme et celle du client lisent le XML. Un seul fichier sert aux deux usages.
Les profils Factur-X
Factur-X existe en plusieurs niveaux de détail, appelés profils : MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 et EXTENDED. Les profils les plus légers ne portent qu'un résumé (montants, identifiants) ; les profils complets portent chaque ligne de la facture. Pour être acceptée comme facture électronique au sens de la réforme, votre facture devrait relever d'un profil suffisamment complet ; demandez à votre plateforme lequel elle exige, car c'est elle qui refusera un fichier incomplet.
UBL : le format XML le plus répandu en Europe
UBL (Universal Business Language) est un format XML pur, sans PDF. Il est utilisé dans de nombreux pays européens pour les échanges avec le secteur public et entre grandes entreprises. Il porte exactement les mêmes informations que Factur-X mais n'a pas de partie lisible à l'œil : pour le « voir », il faut un logiciel qui le met en forme.
Vous recevrez probablement de l'UBL de la part de grands fournisseurs ou de donneurs d'ordre équipés de systèmes de gestion lourds. Vous n'aurez pas à l'ouvrir vous-même : votre plateforme ou votre logiciel l'affichera sous forme lisible.
CII : la grammaire utilisée à l'intérieur de Factur-X
CII (Cross Industry Invoice) est, comme UBL, un format XML pur défini par les Nations unies. Détail utile : le XML embarqué dans un Factur-X est écrit en CII. Factur-X est donc « un PDF plus un CII ». Un CII seul, sans PDF autour, est aussi accepté par les plateformes. Dans la pratique, un artisan en verra rarement passer en direct.
Tableau comparatif
| Format | Lisible à l'œil ? | Qui l'utilise surtout | Intérêt pour un artisan |
|---|---|---|---|
| Factur-X | Oui (PDF) + données XML | PME, logiciels de gestion français | Un seul fichier pour le client et pour la plateforme |
| UBL | Non (XML seul) | Grandes entreprises, secteur public, échanges européens | À recevoir, rarement à produire |
| CII | Non (XML seul) | Industrie, systèmes de gestion intégrés | Présent « à l'intérieur » de vos Factur-X |
Ce que ces formats changent pour vos factures de chantier
Les lignes du devis deviennent des données
Dans un format structuré complet, chaque ligne (désignation, quantité, unité, prix unitaire, taux de TVA) est un champ. Une facture « Travaux selon devis, forfait » avec une seule ligne passe, mais une facture détaillée est plus facile à contrôler par le client et par votre comptable. Un logiciel qui construit la facture à partir des lignes du devis, comme nous le décrivons dans notre article sur le logiciel de devis bâtiment, produit naturellement cette structure.
Acomptes, situations, avoirs
Les formats prévoient des types de document distincts : facture, avoir, facture d'acompte. Les situations de travaux se traitent comme des factures successives avec référence au marché ou au devis d'origine. Votre logiciel doit savoir renseigner le type de document et la référence de la facture d'acompte lors du solde, sinon la plateforme ou le client peut rejeter le fichier. Le mécanisme comptable est expliqué dans Acompte, solde, retenue de garantie.
Taux de TVA multiples
Rénovation à 10 %, travaux d'amélioration énergétique à 5,5 %, neuf à 20 % : une même facture peut porter plusieurs taux. Les trois formats le gèrent, à condition que chaque ligne soit rattachée au bon taux et que le récapitulatif par taux soit cohérent. Les écarts d'arrondi entre lignes et totaux sont une cause classique de rejet automatique : un logiciel qui calcule proprement évite ce problème.
Les questions à poser à votre éditeur
- Quel format produisez-vous par défaut, et avec quel profil pour Factur-X ?
- Savez-vous lire les trois formats en réception ?
- Comment sont gérés les types de document : acompte, avoir, solde avec référence à l'acompte ?
- Les nouvelles mentions (SIREN, adresse de livraison, catégorie d'opération) sont-elles des champs obligatoires dans la fiche client ?
- Que se passe-t-il quand une facture est rejetée par la plateforme : qui est prévenu et comment ?
Chez Kadrilis, nous répondons à ces questions sans détour : Kadrilis exporte déjà vos écritures (FEC) ; la facture électronique, avec la production du format structuré, est prévue dans la feuille de route avant l'échéance qui vous concerne. L'état d'avancement est tenu à jour sur la page Facture électronique dans le BTP.
Questions fréquentes
Dois-je choisir un format ?
Non. Votre logiciel ou votre plateforme en choisit un pour l'émission, et les plateformes convertissent entre formats. Vous devez seulement vérifier que votre outil en produit au moins un, de manière complète.
Un PDF signé électroniquement est-il une facture électronique ?
Pas au sens de la réforme. La signature garantit l'authenticité mais ne rend pas les données lisibles par une machine. Il faut un format structuré transmis par une plateforme agréée.
Puis-je ouvrir un Factur-X avec un lecteur PDF ordinaire ?
Oui. Vous verrez la facture comme d'habitude. Le fichier XML est visible dans les pièces jointes du PDF dans la plupart des lecteurs, mais vous n'avez pas besoin de l'ouvrir.
Mes factures archivées au format PDF restent-elles valables ?
Les factures émises avant votre échéance restent valables dans leur forme d'origine. L'obligation de conservation (en règle générale dix ans en matière commerciale) continue de s'appliquer, au format d'origine.
Voir comment vos factures sont construites
La meilleure façon de préparer un format structuré, c'est d'avoir des devis et des factures déjà structurés ligne par ligne. Testez Kadrilis pendant 14 jours gratuitement, ou posez-nous vos questions sur la feuille de route.
