Facture électronique et sous-traitance BTP : situations, retenue, TVA
La facture électronique a été pensée pour une facture « standard » : un vendeur, un acheteur, des lignes, une TVA. La sous-traitance dans le bâtiment ne ressemble pas à ça. Un sous-traitant facture des situations mensuelles à un donneur d'ordre, subit une retenue de garantie, applique l'autoliquidation de TVA, et parfois se fait payer directement par le maître d'ouvrage. Chacun de ces cas a une traduction dans les formats structurés, mais elle n'est pas toujours évidente. Cet article passe en revue les situations courantes et ce que votre logiciel et votre plateforme doivent savoir faire.
Rappel : ce qui ne change pas
La réforme impose un format et un circuit, pas de nouvelles règles de facturation du bâtiment. Les situations de travaux, la retenue de garantie de 5 %, l'autoliquidation de TVA en sous-traitance et le paiement direct restent régis par les textes que vous connaissez. Ce qui change, c'est que chacun de ces mécanismes doit être exprimé dans des champs structurés, lus par une machine, et non plus dans une ligne de texte libre que le comptable du donneur d'ordre interprète à l'œil.
Les situations de travaux
Un sous-traitant sur un chantier de plusieurs mois facture par situations : chaque mois, l'avancement cumulé, moins le cumul des situations précédentes, donne le montant à payer. En facture électronique, chaque situation est une facture à part entière, avec son numéro, sa date et ses mentions obligatoires. Elle doit référencer le marché ou le devis d'origine, et idéalement les situations précédentes.
Deux points de vigilance :
- Le montant cumulé n'est pas le montant de la facture. La facture porte le montant de la période. L'avancement cumulé et le déjà facturé sont des informations complémentaires, que votre logiciel doit faire figurer de manière lisible pour le donneur d'ordre, sans fausser les totaux structurés.
- Les lignes d'avancement en pourcentage doivent se traduire en quantité et prix unitaire cohérents, sinon les contrôles d'arrondi de la plateforme rejettent la facture.
Le fonctionnement comptable d'une situation est décrit dans Acompte, solde, retenue de garantie : facturer proprement un chantier.
La retenue de garantie
Le donneur d'ordre peut retenir jusqu'à 5 % du montant des travaux, libérés un an après la réception si aucune réserve n'est signalée, sauf si vous fournissez une caution bancaire à la place. Sur une facture papier, on écrit « retenue de garantie 5 % : – 1 250 € » et le client paie le net.
En facture électronique, la question est de savoir si la retenue est une réduction du montant dû ou une modalité de paiement. Elle n'est pas une remise : la TVA porte sur le montant total des travaux, retenue comprise, et la somme retenue vous reste due. Elle devrait donc apparaître comme une information de paiement (montant à payer à l'échéance, montant retenu, conditions de libération), et non comme une ligne négative qui réduirait la base de TVA. Vérifiez la façon dont votre logiciel la traduit dans le format structuré : une retenue déduite comme une remise fausse la TVA déclarée.
À la libération, un an plus tard, deux pratiques existent : une facture distincte pour le montant retenu, ou un simple appel de fonds rappelant la facture d'origine. La première est plus simple à suivre dans un circuit électronique, puisqu'elle crée un document avec un statut propre. Demandez à votre comptable ce qu'il préfère.
L'autoliquidation de TVA en sous-traitance
Depuis 2014, lorsqu'un sous-traitant réalise des travaux de bâtiment pour un donneur d'ordre assujetti à la TVA en France, il facture hors taxe et c'est le donneur d'ordre qui déclare et déduit la TVA. La facture porte la mention « Autoliquidation ». C'est une source classique d'erreurs, que la facture électronique va rendre plus visibles : un fichier structuré qui indique une TVA à 20 % là où le client attend une autoliquidation sera rejeté ou refusé.
Dans les formats structurés, l'autoliquidation est un code de catégorie de TVA (taux à zéro avec motif « autoliquidation »), pas une simple phrase en bas de page. Votre logiciel doit :
- savoir qu'un client donné est un donneur d'ordre en sous-traitance, et appliquer l'autoliquidation par défaut sur ses factures ;
- produire le code de TVA adéquat dans le fichier, en plus de la mention visible ;
- distinguer, sur un même chantier, les travaux en sous-traitance (autoliquidés) d'une éventuelle vente directe au client final (TVA normale).
Côté donneur d'ordre, la facture reçue devra être intégrée en comptabilité avec la TVA à autoliquider. Si vous êtes à la fois sous-traitant et entreprise principale selon les chantiers, votre outil doit gérer les deux sens.
Le paiement direct en marché public
Dans les marchés publics, le sous-traitant accepté et agréé est payé directement par le maître d'ouvrage public pour sa part, au-delà d'un certain seuil. La facture est établie par le sous-traitant, visée par l'entreprise principale, puis réglée par l'acheteur public. Les acheteurs publics reçoivent déjà leurs factures de manière dématérialisée ; le circuit électronique B2B entre vous et l'entreprise principale coexiste avec le circuit public. Avant le premier marché concerné, faites le point avec l'entreprise principale sur le chemin exact que prend la facture, pour éviter un double dépôt ou un oubli.
Les avoirs et les refus
En sous-traitance, les désaccords sur l'avancement sont fréquents. Dans le circuit électronique, le donneur d'ordre peut refuser une facture (désaccord sur le fond) ou sa plateforme la rejeter (erreur de forme). Une facture refusée ne s'efface pas : vous émettez un avoir et une nouvelle facture, ou une facture rectificative selon le cas. Chaque document doit référencer celui qu'il corrige. Un logiciel qui génère l'avoir à partir de la facture d'origine, avec le lien entre les deux, vous évite des erreurs de numérotation et des litiges comptables.
Tableau récapitulatif
| Situation | Sur une facture papier | En facture électronique |
|---|---|---|
| Situation mensuelle | Tableau cumulé / déjà facturé / à payer | Une facture par période, référence au marché et aux situations précédentes |
| Retenue de garantie | Ligne « – 5 % » avant le net à payer | Information de paiement, base de TVA inchangée |
| Autoliquidation | Mention en bas de page, TVA à 0 | Code de catégorie de TVA dédié + mention |
| Refus du donneur d'ordre | Coup de téléphone, facture refaite | Statut « refusée », avoir puis nouvelle facture référencée |
| Paiement direct (marché public) | Facture visée par l'entreprise principale | Circuit à caler avec l'entreprise principale avant le marché |
Où en est Kadrilis
Kadrilis gère aujourd'hui les factures d'acompte, de situation et de solde, les avoirs et la retenue de garantie, et exporte déjà vos écritures (FEC). La facture électronique est prévue dans la feuille de route avant l'échéance qui vous concerne ; les cas de sous-traitance décrits ici font partie du cahier des charges, parce que nos clients sont des entreprises du bâtiment et pas des commerces. Suivez l'avancement sur la page Facture électronique dans le BTP.
Questions fréquentes
L'autoliquidation s'applique-t-elle si mon donneur d'ordre est un particulier ?
Non. Elle concerne les travaux de bâtiment réalisés par un sous-traitant pour un preneur assujetti à la TVA. Pour un particulier, vous facturez avec TVA normalement, et la vente relève de l'e-reporting.
La retenue de garantie modifie-t-elle la TVA due ?
Non. La TVA est calculée sur le montant total des travaux. La retenue est une somme différée, pas une réduction de prix. Attention aux logiciels qui la traitent comme une remise.
Mon donneur d'ordre exige un portail à lui, en plus de sa plateforme. Est-ce légal ?
La facture au sens fiscal passera par les plateformes agréées. Un portail de suivi de chantier peut s'ajouter pour les pièces (PV, attestations), mais il ne remplace pas le dépôt sur la plateforme. Clarifiez-le dans le contrat de sous-traitance.
Que devient le PV de réception dans le circuit électronique ?
Il n'est pas une facture et ne transite pas par les plateformes. Conservez-le dans votre dossier chantier ; il justifie la date de départ du délai de libération de la retenue de garantie.
Facturer la sous-traitance sans erreur
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