Acompte, solde, retenue de garantie : facturer proprement un chantier

Dans le bâtiment, un chantier de 25 000 euros ne se facture pas en une fois. Vous avancez les fournitures, vous payez les salaires chaque fin de mois, et le client, lui, attend la réception pour régler. Si vous n'avez pas structuré vos appels de fonds dès le devis, vous financez le chantier à sa place. Acompte à la commande, situations en cours de travaux, solde à la réception, retenue de garantie : ces mécanismes existent précisément pour répartir l'effort. Encore faut-il les écrire noir sur blanc, les numéroter correctement et savoir ce qui reste dû à chaque instant. Voici comment enchaîner ces factures sans se tromper ni perdre le fil.

L'acompte et les situations de travaux

L'acompte se demande à la signature du devis, avant le premier coup de pelle. Dans la pratique, 30 % est courant pour un chantier de rénovation, et jusqu'à 40 ou 50 % quand les fournitures pèsent lourd, par exemple une pompe à chaleur à 9 000 euros. Cet acompte doit faire l'objet d'une vraie facture d'acompte, avec son numéro, sa TVA et la référence du devis. Un simple reçu ne suffit pas : votre comptable en a besoin, et en cas de litige, c'est ce document qui prouve l'accord du client sur les conditions.

Sur un chantier de plus de trois semaines, prévoyez des situations intermédiaires. Le principe : vous facturez l'avancement réel, par exemple 60 % des travaux réalisés à la fin du premier mois, déduction faite de l'acompte déjà versé. Sur 25 000 euros HT avec 30 % d'acompte, la première situation à 60 % d'avancement appelle donc 15 000 moins 7 500, soit 7 500 euros. Ce calcul paraît simple, mais c'est là que les erreurs se glissent : acompte oublié, pourcentage mal reporté, TVA appliquée deux fois. Un logiciel qui tient le cumul à votre place, comme Kadrilis, évite ces reprises pénibles.

Le jour où j'ai mis des situations mensuelles sur mes gros chantiers, j'ai arrêté de tirer sur le découvert. Mes clients savent exactement où ils en sont, et moi aussi.Sophie M., gérante d'entreprise de maçonnerie, Nantes

Solde, retenue de garantie et clôture

La facture de solde intervient à la réception des travaux. Elle reprend le montant total du marché, y compris les avenants signés en cours de route, et déduit tout ce qui a déjà été facturé. C'est le moment de vérifier que les travaux supplémentaires demandés sur place ont bien été chiffrés et acceptés par écrit. Un radiateur ajouté à 420 euros ou une prise déplacée, oubliés sur le solde, ne seront jamais payés. Faites le point avec le chef d'équipe avant d'émettre le solde, plutôt que de découvrir ces oublis trois mois plus tard.

La retenue de garantie, prévue par la loi de 1971, permet au client de conserver au maximum 5 % du marché pendant un an après la réception, pour couvrir les réserves. Sur 25 000 euros, cela fait 1 250 euros qui dorment chez le client. Elle doit apparaître clairement sur la facture de solde, avec sa date de libération. Beaucoup de PME oublient de la réclamer à l'échéance : l'argent est pourtant dû, et un an est vite passé. Notez la date, ou laissez votre outil de gestion vous la rappeler. Vous pouvez aussi la remplacer par une caution bancaire si le client l'accepte.

Enfin, clôturez proprement le dossier. Un chantier bien facturé présente une suite lisible : devis signé, facture d'acompte, situations, facture de solde avec retenue, puis facture de libération de la retenue douze mois plus tard. Chaque pièce renvoie à la précédente par son numéro. Cette rigueur a un effet direct sur la trésorerie : le client comprend ce qu'il doit, paie plus vite, et vous passez moins de temps au téléphone à expliquer un montant. Elle facilite aussi le travail de l'expert-comptable, qui n'a plus à reconstituer le chantier à partir de factures éparses.

• Demander un acompte de 30 % minimum à la signature, davantage si les fournitures pèsent lourd.
• Émettre une vraie facture d'acompte numérotée plutôt qu'un simple reçu manuscrit.
• Facturer des situations mensuelles sur tout chantier qui dépasse trois semaines de travaux.
• Vérifier les travaux supplémentaires avec le chef d'équipe avant d'émettre le solde.
• Mentionner la retenue de garantie et sa date de libération sur la facture de solde.
• Noter l'échéance de la retenue pour la réclamer un an après la réception.