Facture électronique : préparer son entreprise du bâtiment en 6 étapes
Il reste du temps avant l'échéance d'émission des PME, mais pas assez pour tout faire le dernier mois. La bonne nouvelle, c'est que l'essentiel de la préparation ne coûte rien et ne dépend d'aucun logiciel : il s'agit de mettre de l'ordre dans ce que vous avez déjà. Voici six étapes dans l'ordre où nous les conseillons à nos clients, avec pour chacune ce qu'elle demande, combien de temps elle prend dans une entreprise de 3 à 20 personnes, et l'erreur à éviter.
Avant de commencer : repérer votre échéance
Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques à partir de septembre 2026. L'obligation d'émettre arrive en septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, en septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises. Ce calendrier est fixé par la loi de finances ; vérifiez-le auprès de votre expert-comptable, car il a déjà bougé par le passé. Le détail est dans Facture électronique 2026-2027 : ce qui change pour un artisan.
Étape 1 : nettoyer le fichier clients
Ce que ça demande : pour chaque client professionnel, un SIREN exact, une raison sociale conforme, une adresse de facturation et, quand elle diffère, l'adresse de livraison (le chantier). Pour chaque client particulier, le marquer comme tel pour qu'il parte en e-reporting et non en facture électronique.
Temps : une à deux demi-journées pour 100 à 200 clients actifs, si vous vous limitez aux clients des deux dernières années.
L'erreur à éviter : saisir le SIRET de l'agence au lieu du SIREN de la société, ou mélanger un syndic et la copropriété qu'il représente. La facture doit viser l'entité qui la paie.
Étape 2 : vérifier la numérotation et les mentions
Ce que ça demande : une séquence de numéros continue, sans trou ni doublon, par année ou en continu ; des mentions déjà complètes (numéro de TVA, conditions de paiement, pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement, assurance décennale pour les travaux). Ajoutez les nouvelles mentions : catégorie de l'opération (biens, services ou mixte) et, si vous l'avez choisie, l'option TVA sur les débits.
Temps : une heure avec votre comptable pour passer en revue un modèle de facture d'acompte, une situation, un solde et un avoir.
L'erreur à éviter : tenir deux séries de numéros (Word pour les petits clients, logiciel pour les gros). Une seule chaîne de numérotation, dans un seul outil.
Étape 3 : passer à un logiciel qui structure vos factures
Ce que ça demande : que vos devis et factures soient construits ligne par ligne (désignation, quantité, unité, prix unitaire, taux de TVA) et non comme un bloc de texte. C'est ce qui permettra de produire un fichier structuré sans ressaisie. Si vous facturez encore sous Word ou Excel, c'est le moment de changer, et pas pour la seule facture électronique : vous y gagnerez des devis plus rapides et un suivi de marge. Le passage est décrit dans Du papier et d'Excel au logiciel de gestion : par où commencer.
Temps : comptez une semaine pour reprendre les données et deux ou trois semaines pour que toute l'équipe ait ses habitudes. Faites-le sur une période calme, pas en septembre 2027.
L'erreur à éviter : choisir un outil parce qu'il affiche « compatible facture électronique » sans vérifier qu'il gère acomptes, situations, retenue de garantie et autoliquidation. Les questions à poser sont dans Factur-X, UBL, CII : les formats expliqués.
Étape 4 : choisir la plateforme agréée avec votre expert-comptable
Ce que ça demande : un rendez-vous avec votre cabinet pour savoir s'il a une plateforme de prédilection, puis une vérification auprès de votre éditeur de logiciel de la compatibilité. Dès septembre 2026, une plateforme de réception doit être déclarée pour votre SIREN, sinon les factures de vos fournisseurs équipés ne vous parviennent pas.
Temps : deux rendez-vous d'une heure, puis l'inscription.
L'erreur à éviter : signer un engagement de trois ans auprès de la première plateforme venue. Les critères de choix sont dans Plateforme agréée : comment choisir.
Étape 5 : organiser la réception et le traitement des factures fournisseurs
Ce que ça demande : décider qui consulte la plateforme (le gérant, l'assistante, le conjoint collaborateur), à quelle fréquence, et comment chaque facture reçue est rattachée à un chantier et à une commande. C'est l'occasion de mettre en place le rapprochement commande / facture : une facture de grossiste sans commande correspondante est une alerte, pas une pièce à payer.
Temps : une réunion d'une heure pour fixer la règle, puis quinze minutes par jour de traitement.
L'erreur à éviter : laisser s'accumuler les factures reçues sur la plateforme sans les traiter. Le statut « reçue » fait courir vos délais de paiement, et donc les pénalités.
Étape 6 : former l'équipe et tester sur un chantier
Ce que ça demande : expliquer aux personnes qui facturent ce qui change (plus d'envoi par mail aux professionnels, suivi des statuts, traitement des rejets) et faire un test complet sur un chantier réel : devis, acompte, situation, solde, et si possible un avoir. Regardez chaque document généré et faites-le valider par le comptable.
Temps : une demi-journée de formation, un cycle de chantier pour le test.
L'erreur à éviter : tester seulement sur une facture simple. Ce sont les cas particuliers (retenue de garantie, autoliquidation, TVA à plusieurs taux) qui bloquent, et ils sont décrits dans Facture électronique et sous-traitance BTP.
Le planning proposé
| Quand | Quoi | Qui |
|---|---|---|
| Dès maintenant | Étapes 1 et 2 : fichier clients, numérotation, mentions | Gérant + comptable |
| Avant septembre 2026 | Étape 4 : plateforme de réception déclarée ; étape 5 : règle de traitement des factures reçues | Gérant + comptable + personne en charge de l'administratif |
| Hiver 2026-2027 | Étape 3 : logiciel de gestion en place, équipe formée | Gérant + équipe |
| Printemps 2027 | Étape 6 : test complet sur un chantier, correction des écarts | Gérant + comptable |
| Septembre 2027 | Émission en facture électronique pour les PME et micro-entreprises | Toute l'entreprise |
Ce que fait Kadrilis, et ce qu'il ne fait pas encore
Les étapes 1, 2, 3 et 5 se font aujourd'hui dans Kadrilis : fiche client avec SIREN et adresse de chantier, numérotation unique, devis et factures ligne par ligne, acomptes, situations, soldes, avoirs, retenue de garantie, commandes fournisseurs rapprochées des dépenses. Kadrilis exporte déjà vos écritures (FEC) ; la facture électronique est prévue dans la feuille de route avant l'échéance qui vous concerne. Nous ne produisons pas encore de Factur-X ni de connexion à une plateforme agréée, et nous le disons clairement sur la page Facture électronique dans le BTP.
Questions fréquentes
Par quelle étape commencer si je n'ai qu'une heure par semaine ?
L'étape 1. Un fichier clients propre est utile tout de suite, pour vos relances et vos devis, et c'est la condition de tout le reste.
Faut-il attendre que mon logiciel soit prêt pour choisir la plateforme ?
Non pour la réception : elle doit être en place en septembre 2026 et ne dépend pas de votre logiciel de devis. Oui, en partie, pour l'émission : vérifiez la compatibilité avant de signer.
Mon comptable me dit qu'il s'occupe de tout. Dois-je quand même suivre ces étapes ?
Le cabinet peut porter la plateforme et la conformité. Il ne peut pas nettoyer votre fichier clients ni structurer vos devis à votre place. Les étapes 1, 2, 3 et 6 restent chez vous.
Combien ça coûte au total ?
Les étapes 1, 2, 5 et 6 ne coûtent que du temps. Les étapes 3 et 4 dépendent des outils retenus ; comptez un abonnement logiciel et un abonnement plateforme, dont les tarifs varient fortement selon les volumes. Nos prix sont publics sur la page Tarifs.
Commencer par l'étape 3 sans risque
Pour voir ce que donne une facturation structurée ligne par ligne, sur un chantier de démonstration déjà rempli, ouvrez un espace d'essai gratuit de 14 jours. Sans carte bancaire, et vos données sont conservées si vous continuez.
